Surat Undangan Resmi

Dalam kehidupan anda sehari-hati, bukan hal yang mengherankan rasanya jika anda menerima undangan pada acara tertentu.Undangan tersebut bisa dalam bentuk formal maupun tidak formal. Undangan formal dibutuhkan jika acara yang akan dihadiri merupakan acara yang formal dan berkaitan dengan lembaga atau instansi tertentu. Oleh sebab itu, anda sebaiknya mengetahui beberapa contoh undangan formal agar ketika nanti anda membutuhkannya anda tidak perlu lagi merasa kesulitan dalam membuatnya.

Karena suratundangan formal merupakan salah satu jenis dari surat resmi, maka anda harus mengetahui beberapa ciri-ciri dari surat resmi sebelum saya memberikan beberapa contoh undangan formal.Ciri-ciri dari surat resmi adalah sebagai berikut :

1)    Menggunakan kepala surat atau KOP, namun seperti yang anda ketahui tidak semua surat atau undangan resmi yang anda terima memiliki kepala surat karena kendala atau kekurangan tertentu. Tapi tentu saja kepala surat dibutuhkan.

2)    Menggunakan bahasa yang baik. Poin ini seperti tidak perlu anda pertanyakan mengapa. Karena pada surat resmi, misalnya contoh undangan formal yang akan saya berikan haruslah menggunakan bahasa yang baku sesuai dengan EYD. Hal ini juga berlaku pada penomoran atau urutan jika di dalamnya terdapat beberapa poin yang harus dipisahkan.

3)    Tertera nomor surat, perihal dan lampiran. Untuk surat resmi jenis apapun tentu saja dibutuhkan hal tersebut agar jelas tujuan dari diterbitkannya surat tersebut.

4)    Adanya tanda pengesahan. Pada surat resmi, tentu saja anda biasa melihat stempel atau cap. Stempel ini menandakan bahwa surat tersebut sah dan secara legal dikeluarkan dari suatu instansi sehingga dapat dipertanggun gjawabkan dikemudian hari.

Selain ciri-ciri surat resmi, sebelum saya memberikan contoh undangan formal ada baiknya anda memahami format dari penulisan surat resmi. Hal ini tentu saja akan memudahkan anda untuk membuat surat resmi pada keperluan yang akan datang. Formatnya adalah sebagai berikut :

1)    Kepala surat atau kop. Hal ini sudah dijelaskan sebelumnya sehingga saya rasa sudah cukup jelas.
2)    Tanggal pembuatan surat.
3)    Nomor surat.Nomor surat ini biasanya beberapa gabungan karakter yang dipisah dengan  tandagaris miring dan diakhiri dengan tahun dibuatnya surat.
4)    Hal. Merupakan tujuan mengapa surat resmi tersebut dibuat. Misalnya undangan, lamaran pekerjaan, dan lain sebagainya.
5)    Lampiran. Anda tinggal mengisinya dengan berapa banyak file yang anda lampiran dalam surat.
6)    Alamat tujuan
7)    Salam pembuka
8)    Isi surat. Point ini adalah point utama pada surat yang anda buat. Oleh sebab itu, anda sebaiknya menggunakan bahasa yang mudah dimengerti, singkat namun tetap jelas.
9)    Salam penutup
10)    Pengirim
11)    Tembusan. Hal ini perlu anda masukkan jika anda didukung oleh beberapa instansi terkait
12)    Inisial

Setelah anda memahami format surat resmi di atas, tentu saja anda akan lebih mudah untuk membuatnya.